Về chúng tôi

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUỘC HỌP ĐẠT HIỆU QUẢ

  • 10:12 - 24/03/2022
  • 35
  1. Mục đích tổ chức và quản lý cuộc họp:
  • Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên.
  • Giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận.
  • Giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp của công ty…
  1. Các nguyên tắc chung trong tổ chức và quản lý cuộc họp:
  • Tổ chức cuộc họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác.
  • Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức cuộc họp; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
  • Tổ chức cuộc họp theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương. 
  • Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
  • Tăng cường các cuộc họp trực tuyến, và giám sát chất lượng cuộc họp trực tuyến do một người tham gia nhiều cuộc họp.
  • Tăng cường họp không giấy.
  1. Trình tự tổ chức cuộc họp:
    1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp:
  • Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Công ty và yêu cầu giải quyết công việc, Lãnh đạo chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.
  • Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.
 
  • Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.
    1. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:

Bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp thực hiện :

  • Nội dung các cuộc họp được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
  • Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.
  • Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung, số liệu cần cụ thể, rõ ràng.
  • Bộ phận được phân công cuộc họp với cấp trên phải có báo cáo gởi Lãnh đạo trước 04 giờ, tốt nhất trước 1 ngày.
  • Đăng ký họp và tài liệu họp :

+ Giấy mời họp, thông báo triệu tập nếu cần

+ Đăng ký cuộc họp lên hệ thống CTTNB

+ Tài liệu cuộc họp được đưa lên CTTNB hoặc gởi trước cho người tham dự.

  • Bộ phận TCHC thực hiện : Duyệt lịch ; Chuẩn bị phòng họp : trang trí phòng họp, kiểm tra trang thiết bị cần thiết, nước uống, bố trí vị trí ngồi…
    1. Giấy mời họp, thư triệu tập, lịch họp phải có các nội dung sau :

Giấy mời họp được ghi theo mẫu và phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

  • Người triệu tập và chủ trì;
  • Thành phần tham dự;
  • Người được triệu tập; người được mời tham dự;
  • Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;
  • Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

    1. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
  • Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.
  • Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
  • Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay và phải báo cáo xin ý kiến người chủ trì.
    1. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp
  • Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.
  • Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
  • Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
  • Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
    1. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
  • Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
  • Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
  • Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
  • Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
  • Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.
    1. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp
  • Đến trước 3-5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp. Khi không tham gia cuộc họp với lý do chính đáng hoặc đến muộn phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
  • Tham dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.
  • Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp để tham gia phát biểu ý kiến đúng trọng tâm. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp
  • Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp.
  • Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề, thể hiện được ý thức trách nhiệm trên tinh thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp. Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của mình, tránh ngắt lời người khác. Đăng ký/đưa ra tín hiệu xin phép trước khi phát biểu.
  • Nếu có những điểm chưa rõ trong cuộc họp thì phải trao đổi với người có trách nhiệm, tuân thủ điều hành của người chủ trì.
  • Điện thoại luôn ở chế độ rung. Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi đã ra khỏi phòng họp và thoả mãn 2 điều kiện: không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu, và không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
  • Trong trường hợp được cử đi họp thay hoặc được cử tham gia cuộc họp cấp trên thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho Lãnh đạo đã cử mình đi họp.
    1. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp
  • Nội dung diễn biến của cuộc họp được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp theo quy định. Biên bản cuộc họp theo mẫu quy định và gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

  • Văn bản thông báo kết quả cuộc họp theo mẫu quy định và bao gồm những nội dung chính sau đây:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.


Tên Bài Hát

Tên Ca Sĩ
Tên Tác Giả

Phạm Thị Mỹ Hạnh - P. TCHC

Bài viết liên quan