Đặc biệt, với đặc thù là đơn vị về công nghệ thông tin, môi trường làm việc tại công ty có rất nhiều máy tính, thiết bị công nghệ…tất cả đều được sắp xếp bó dây đi nẹp gọn gàng; hệ thống phòng máy chủ định kỳ được vệ sinh sạch sẽ, có dán nhãn phân loại giúp dễ dàng nhận diện và truy xuất thiết bị, thuận tiện khi thao tác, đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm…giúp tăng sự ổn định, an toàn trong vận hành các hệ thống công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và Tổng công ty. Trong thời điểm dịch Covid-19, các phòng và CBCNV còn thường xuyên thực hiện vệ sinh không gian làm việc chung và của từng vị trí cá nhân bằng dung dịch sát khuẩn, vừa đảm bảo an toàn phòng dịch, vừa đảm bảo vệ sinh sạch sẽ môi trường làm việc.

Phòng làm việc khang trang, sạch sẽ. Có nhiều mảng xanh

Từ chỗ chưa biết gì về 5S, đến nay mọi CBCNV đều nắm rõ 5S chính là “Sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ – săn sóc – sẵn sàng”- một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc khá đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả, bắt nguồn từ Nhật và nay đã được áp dụng rộng rãi tại nhiều nước trên thế giới.
Nhớ lại những ngày đầu, tất cả CBCNV từ cấp lãnh đạo đến nhân viên, đều bỡ ngỡ với khái niệm 5S và rồi mọi người cùng nhau tìm hiểu, học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn và từ đó lên kế hoạch xây dựng, triển khai mô hình 5S sao cho phù hợp nhất với điều kiện làm việc, môi trường, văn hóa tại Công ty CNTT ĐLMN.
Để triển khai vận dụng mô hình 5S vào thực tế, Công ty CNTT ĐLMN đã thành lập Ban chỉ đạo và tổ giúp việc 5S với thành phần Ban chỉ đạo là lãnh đạo Công ty và các lãnh đạo phòng. Công ty cũng đồng thời cử CBCNV tham gia các khóa đào tạo để làm những hạt nhân nòng cốt phổ biến, triển khai 5S cho CBCNV.
Hàng năm, Công ty đều xây dựng kế hoạch triển khai 5S trong năm, trong đó có các lịch kiểm tra, đánh giá nội bộ định kỳ mỗi 6 tháng tại các phòng nhằm duy trì việc áp dụng 5S. Qua các đợt đánh giá, chấm điểm đa số các phòng đều thực hiện tốt công tác 5S như: Giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp ngăn nắp, có nhãn hiệu, phân loại chi tiết để dễ nhận biết. Với những vị trí, bộ phận còn chưa thực hiện tốt thì sẽ được đoàn đánh giá ghi nhận, nhắc nhở và các bộ phận phải đề ra các biện pháp để khắc phục. Ban chỉ đạo 5S cũng yêu cầu các vị trí còn những điểm chưa đạt phát hiện qua đánh giá phải thực hiện khắc phục theo đúng thời gian, tiến độ đề ra, đồng thời có tái kiểm để đảm bảo vấn đề được giải quyết đến nơi đến chốn, duy trì hiệu quả áp dụng 5S tại tất cả vị trí công việc trong Công ty.

Dây dẫn quấn gọn gàng. Hồ sơ sắp xếp ngăn nắp gọn gàng

Dây dẫn quấn gọn gàng. Hồ sơ sắp xếp ngăn nắp gọn gàng

Ban chỉ đạo 5S Công ty cũng thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, quán triệt tất cả các phòng trong việc đảm bảo các tiêu chí 5S trong mọi hoạt động công việc; đồng thời đưa 5S là một chỉ tiêu đánh giá xét thi đua hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của các phòng, để mọi CBCNV nhận thức rõ mục đích yêu cầu và nội dung chương trình 5S, đó là nghĩa vụ, trách nhiệm và cũng là quyền lợi của từng cá nhân. Không chỉ dừng lại ở các đợt đánh giá, kiểm tra, hay yêu cầu các phòng duy trì phân loại, sắp xếp, sàng lọc hồ sơ giấy tờ mà việc duy trì 5S ở Công ty CNTT ĐLMN còn thể hiện ở sự quan tâm sâu sắc của Lãnh đạo Công ty trong việc đảm bảo môi trường làm việc “xanh - sạch – đẹp” cho CBCNV thông qua hàng loạt hoạt động đã được thực hiện, có thể kể đến việc Công ty đã thuê đơn vị vệ sinh công nghiệp để triển khai vệ sinh, hút bụi toàn bộ các phòng, bàn làm việc, ghế ngồi của CBCNV…; triển khai trang bị cây xanh cho tất cả các phòng làm việc, phòng họp, hành lang; bố trí bàn cà phê tại các tầng để tạo góc thư giãn cho CBCNV…
Với những thành quả đã đạt được, việc duy trì 5S như một thói quen rất quan trọng đòi hỏi nhiều thời gian, công sức. Công ty quyết tâm duy trì thực hiện 5S hiệu quả, với các mục tiêu cụ thể; phân công thực hiện đến từng vị trí; tổ chức kiểm tra, giám sát định kỳ, đột xuất làm cơ sở cho việc đánh giá thi đua giữa các phòng; khen thưởng kịp thời với các cá nhân, tập thể thực hiện tốt. Để làm được điều đó, không chỉ là sự quyết tâm của Ban lãnh đạo Công ty, Ban chỉ đạo và tổ giúp việc 5S mà còn đòi hỏi trách nhiệm của mỗi CBCNV trong đơn vị phải tự mình quyết tâm, nâng cao ý thức khi triển khai thực hiện thông qua việc xây dựng 5S thành những thói quen hàng ngày như: vệ sinh vị trí làm việc thường xuyên, duy trì sàng lọc, sắp xếp những thiết bị, dụng cụ, hồ sơ tài liệu phục vụ công việc theo trình tự hợp lý và có danh mục rõ ràng để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng; tham gia chăm sóc cây xanh trong phòng làm việc của mình cũng như giữ vệ sinh chung…Có sự đồng lòng, đồng sức như thế thì công tác 5S mới đi vào thực chất, hiệu quả và duy trì dài lâu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty.