Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lưu trữ thư tín

Thứ ba - 09/08/2016 06:45

Công ty Điện lực Bạc Liêu (PC Bạc Liêu) sử dụng chương trình Eoffice để quản lý văn bản đến, văn bản đi, lưu trữ và một số công tác của Văn phòng. Tuy nhiên, chương trình này không quản lý thư đến, các tài liệu chuyên môn nghiệp vụ được các đơn vị ngoài gửi đến Công ty, ví dụ như: Hồ sơ xin đăng ký cắt điện, thiết kế công trình, bổ sung cho công trình nhận thầu thi công, giấy đề nghị sửa chữa máy biến áp…) và không quản lý thư do Công ty gửi đi các đơn vị.

Với mong muốn ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các công tác Văn phòng, nhóm tác giả gồm ông Trần Hữu Khoa, bà Đặng Thị Nhơn Tùng và ông Huỳnh Tuấn Mỹ đã xây dựng “Chương trình quản lý thư”, áp dụng tại Văn phòng PC Bạc Liêu từ tháng 6/2015 và đã được công nhận là sáng kiến cấp Công ty năm 2015.
Khi sử dụng chương trình quản lý thư kết hợp với chương trình eoffice, văn thư cơ quan sẽ quản lý tất cả các công việc về công tác lưu trữ một cách khoa học, chặt chẽ và khép kín; giúp dễ tra tìm tài liệu khi cần và hạn chế tối đa lưu trữ giấy.
Chương trình góp phần tăng năng suất lao động, ước tính tiết kiệm khoảng 165 giờ/năm. Việc ứng dụng công nghệ thông tin là giải pháp cốt lõi để cải cách hành chính.

Bùi Thanh Tuyền - PC Bạc Liêu