Những lợi ích của phần mềm lưu trữ hồ sơ

Chủ nhật - 15/10/2017 21:33
Công ty Điện lực Bình Dương đã xây dựng giải pháp phần mềm Lưu trữ hồ sơ bằng phương pháp mã hóa. Qua thời gian áp dụng, phầm mềm đã có những hiệu quả rõ rệt, dần thay thế cách quản lý truyền thống rườm rà có nhiều rủi ro, đồng thời bảo mật thông tin với kho lưu trữ rộng lớn vô thời hạn.
QLHS1

Giao diện truy cập hồ sơ điện tử

Nếu trước đây, người quản lý hồ sơ theo cách truyền thống không được đào tạo nghiệp vụ bài bản, sẽ rất khó tìm kiếm thông tin phục vụ công tác, việc lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm tài liệu thường tốn rất nhiều thời gian. Những đơn vị có khối hồ sơ, văn bản nhiều thường phải cần không gian lớn để lưu trữ đồng thời luôn phải tiêu hủy hồ sơ sau một khoản thời gian theo quy định để tránh sự quá tải.
Phần mềm lưu trữ hồ sơ được coi là giải pháp quản lý khoa học trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay. Với những lợi ích tuyệt vời, phần mềm quản lý hồ sơ đang.

QLHS3

mã vạch nhận dạng hồ sơ

Phần mềm “Quản lý hồ sơ lưu trữ” khi đưa vào vận hành sẽ đáp ứng được các yêu cầu như: Việc lập và cập nhật danh mục hồ sơ của các đơn vị đều thực hiện trên phần mềm; dễ dàng quản lý, tìm kiếm hồ sơ dựa trên các tiện ích cung cấp; sử dụng mã QRCode để người dùng có thể khai thác thông tin liên quan đến hồ sơ ngay trên smartphone, tablet; hỗ trợ đưa ra các thông báo về thời hạn bảo quản của hồ sơ; thực hiện thống kê, báo cáo tình hình lưu trữ hồ sơ tại kho lưu trữ Công ty.

Việc ứng dụng công nghệ mã vạch QRCode cho phép người dùng sử dụng camera trên smartphone, tablet để quét mã QRCode trên hộp hồ sơ, sau đó truy xuất các thông tin về hộp hồ sơ như: vị trí lưu trữ, mục lục hồ sơ, thời hạn bảo quản, thông tin mượn/trả … ngay trên thiết bị đó.

Phần mềm hỗ trợ rất nhiều cho việc quản lý hồ sơ lưu trữ tại kho lưu trữ Công ty và các đơn vị phòng ban với các tiện ích như in nhãn hộp hồ sơ với mã QRCode, quản lý chi tiết danh mục hồ sơ, mục lục từng hồ sơ theo hộp, quản lý mượn trả hồ sơ tại kho, hỗ trợ người sử dụng tra cứu dễ dàng các thông tin hồ sơ như: trạng thái, loại hồ sơ, đơn vị...
 

Tạ Thị Kim Thanh

banner cuoi trang
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây